Un ERP no només necessita d’una part tècnica impecable. Per a que una implantació de ERP sigui un èxit cal que els usuaris l’utilitzin. En aquest sentit hi ha tres aspectes crítics en el ús que es fa d’un ERP:  La usabilitat, la formació i la comunitat

Per assolir una implantació exitosa del ERP és imprescindible que els usuaris sàpiguen fer les accions que venien fent amb el sistema anterior en el nostre ERP. Una formació afavoreix a que el temps per aprendre a usar la nova eina es minimitzi. Així, doncs, una part importantíssima de la despesa d’implantació d’un ERP és la inversió en temps de formació i aprenentatge del nou sistema.

Evidentment un ERP usable necessita menys hores de formació i per tant un cost molt menor en el pressupost.

Però hi ha altres costos molt més difícils de quantificar i que afecten molt més al rendiment. Quan un ERP està dissenyat de forma usable és molt més fàcil, per a l’usuari, no cometre errors i fer un ús eficient del software. Per contra, un software menys usable tindrà més tendència a generar errors i dubtes.

La usabilitat del ERP acostuma a ser un factor crític d’èxit però no té per què ser-ho sempre. Hi ha casos en que la usabilitat no té una afectació molt gran. Quan parlem d’usuaris molt tècnics que vénen d’entorns molt poc amigables, la usabilitat perd part de la seva importància.

D’altra banda, la comunitat d’usuaris d’un software s’ha convertit en un valor intangible de qualsevol ERP. Si el teu ERP té una comunitat d’usuaris gran serà molt fàcil trobar resposta a dubtes que vagin sorgint. En canvi, si té una comunitat no és prou gran qualsevol dubte haurà de ser resolt per la empresa subministradora amb el pagament pertinent. Així, la comunitat d’un ERP suposa una reducció dràstica de les despeses en manteniment.